辦公自動化于50年代在美國等西方國家首先興起,到70年代后期形成新型綜合學(xué)科——辦公自動化(oa)。80年代到90年代,辦公自動化系統(tǒng)開始在世界各國得到較快的發(fā)展。
根據(jù)對企業(yè)發(fā)展的深刻洞察,acer認為,我國企業(yè)與政府機關(guān)的辦公自動化歷程,實際上已經(jīng)經(jīng)歷了6代的發(fā)展,伴隨著6代管理思想與管理體系的演變。
第1代oa:硬件配置階段
70年代末,伴隨企業(yè)在辦公過程中開始使用電腦、傳真機、打印機、復(fù)印機等現(xiàn)代辦公設(shè)備,以單機為主、以實現(xiàn)個人事務(wù)處理為目的的第一代辦公自動化系統(tǒng)開始興起。
第2代oa:數(shù)據(jù)處理自動化階段
自80年代中期開始,伴隨傳統(tǒng)mis(管理信息系統(tǒng))的興起與發(fā)展,oa進入以數(shù)據(jù)處理自動化為標志的第2代oa階段。
由于不能實現(xiàn)流程自動化,第1代及第2代oa都不能稱為真正意義上的“辦公自動化”。
第3代oa:c/s架構(gòu)下的工作流自動化階段
伴隨企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的興起和發(fā)展,第3代oa開始關(guān)注并實施企業(yè)不同部門間工作流程的自動化。不同部門及各員工間的協(xié)作大大加強,從而使企業(yè)辦公的效率得到較大的提高。因此這是真正意義上“辦公自動化”的開始。
但是,第3代oa只是有限的工作流程自動化系統(tǒng),難以實現(xiàn)隨時隨地的辦公、移動的辦公,因而難以實現(xiàn)企業(yè)資源的延展,企業(yè)資源最大程度的利用。
第4代oa:無障礙工作流自動化階段
90年代中期開始,隨著互聯(lián)網(wǎng)(internet)的興起與發(fā)展,辦公自動化管理模式獲得極大的突破。以internet為基礎(chǔ),第4代oa實現(xiàn)了移動辦公,企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。因此,它被稱為“無障礙工作流程自動化辦公”(unlimited work flow)。這種24小時*7天/周的不間斷辦公管理模式,為企業(yè)實現(xiàn)對客戶的全天候服務(wù)和業(yè)務(wù)活動的全面開展提供了寬廣的舞臺。
然而,由于受到企業(yè)傳統(tǒng)的文化環(huán)境、管理模式和業(yè)務(wù)流程的束縛,協(xié)同工作的模式難以建立,工作流程自動化的效益也難以全部實現(xiàn)。
第5代oa:協(xié)同工作型辦公自動化(km1代)
90年代末期開始,隨著協(xié)同管理思想(collaboration)的興起,旨在實現(xiàn)項目團隊協(xié)同、部門之間協(xié)同、業(yè)務(wù)流程與辦公流程協(xié)同、跨越時空協(xié)同的第5代協(xié)同工作型oa開始興起。第5代oa的核心是km(知識管理),實現(xiàn)方式是workflow(辦公流程自動化)及km(知識管理)相結(jié)合的信息系統(tǒng)。
其缺點在于太關(guān)注辦公事務(wù)本身與企業(yè)目前的利益,缺乏長期的發(fā)展戰(zhàn)略。第一代知識管理(簡稱km1代)太關(guān)注于知識/信息與資源的分享,而忽略知識的收集、積累與繼承。因此,第5代oa難以支持企業(yè)及員工的長期的協(xié)同發(fā)展。
第6代oa:協(xié)同發(fā)展型辦公自動化(km2代)
第6代oa已經(jīng)超越了傳統(tǒng)辦公的狹義范疇,它是一種領(lǐng)先的企業(yè)管理思想。在實現(xiàn)方式上,它仍然以工作流程自動化workflow(辦公流程自動化)及km(知識管理)為核心。
從兩者的關(guān)系來看,工作流程自動化是實現(xiàn)協(xié)同的重要手段。缺少工作流程的自動化,任何辦公自動化系統(tǒng)都無法實現(xiàn)工作的協(xié)同。而km仍然是oa的核心。但與第5代oa中的km(km1代)相比較,km2代的涵義發(fā)生了重大的變化。
km2代的優(yōu)勢在于,其注重知識的收集、積累與繼承,最終目標是要實現(xiàn)企業(yè)及員工的協(xié)同發(fā)展,而不是關(guān)注辦公事務(wù)本身與企業(yè)本身的短期利益。只有實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展,員工的發(fā)展才有空間;只有實現(xiàn)員工的發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展才有潛力。而“知識管理”正是實現(xiàn)兩者協(xié)同發(fā)展的橋。
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